Mercadotecnia

Se incluye en esta categoría gastos de compra e impresión de material promocional, costo de materiales para atraer socios y clubes potenciales.

Gastos aceptables

  • Costo de papel, impresión, copias.
  • Publicidad y Relaciones Publicas: panorámicos, publicidad en prensa o en radio, isla en centro comercial.
  • Placas, pins, trofeos y diplomas.
  • Certificados de regalo u otros artículos obtenidos del catalogo de la sede internacional relacionados a mercadotecnia.
  • Certificados de Regalo de Toastmasters International.

Gastos inaceptables

  • Artículos que no estén relacionados directamente con el aumento de clubes o membresia.
  • Gastos Telefónicos personales.
  • Comidas, licor o entretenimiento gratuito.
  • Efectivo
  • Placas, diplomas, trofeos obtenidos de otros fabricantes (No la sede internacional) utilizando el nombre o marca Toastmasters International.
  • Viajes

Comunicación y Relaciones Públicas

Incluido en esta categoría el costo de producir y enviar el boletín del distrito, gastos de la página de internet y gastos del directorio.

Gastos aceptables

  • Impresión y gastos de envío
  • Útiles (plumas, papel, etc.)
  • Gastos o sueldos pagados a voluntarios del distrito por tiempo invertido en comunicación (web máster, editor de boletín, etc.)
  • Copias
  • Pagina web

Gastos inaceptables

  • Impresión en papel gloss (brilloso, ie opalina) o con algún acabado cosmético innecesario
  • Teléfonos del Distrito
  • Viajes

Educación y Capacitación

Incluido en esta categoría todos los costos de adquisición e impresión de material educativo y otros gastos relacionados directamente relacionados con la capacitación de Oficiales de Club, Gobernadores de Área y División.

Gastos aceptables

  • Impresión de material educativo
  • Compra o renta de equipo audiovisual
  • Renta de salones para juntas
  • Promoción de logros en los programas de club, área y división distinguida

Gastos inaceptables

  • Copias de materiales de Toastmasters International
  • Diplomas, placas, trofeos no comprados en la Sede Internacional que tengan el nombre "Toastmasters", "Toastmasters International", o el escudo de Toastmasters International
  • Utilizar equipo audiovisual rentado o comprado para propósitos personales.
  • Viajes

Concursos de Discurso

Incluir en esta categoría gastos relacionados a un concurso de discurso.

Gastos Aceptables

  • Trofeos, placas y diplomas comprados a Toastmasters International
  • Gastos de Envío
  • Copias
  • Renta de Salón

Gastos inaceptables

  • Premios en efectivo
  • Diplomas, placas, trofeos no comprados en la Sede International que tengan el nombre "Toastmasters", "Toastmasters International", o el escudo de Toastmasters International Tazas, camisetas u otros artículos de "regalo"
  • Viajes

Administración

Incluir en esta categoría gastos de oficina y administrativos relacionados a asuntos de Distrito

Gastos aceptables

  • Estampillas o Timbres postales
  • Servicio de envío exprés
  • Permisos de envío en bulto
  • Gastos telefónicos de uso del Distrito
  • Fax
  • Papelería membretada
  • Artículos de oficina
  • Placas personalizadas (tipo gafete de identificación)
  • Copias
  • Cuotas de banco (incluyendo cuotas de tarjeta de crédito)
  • Compras del catalogo Toastmasters International que no están presupuestados en otro rubro

Gastos Inaceptables

  • Gastos telefónicos personales
  • Faxes personales
  • Envío de paquetes o correspondencia personal
  • Solicitudes de reembolso no documentados
  • Viajes

Viajes dentro del Distrito

Reembolsos de viaje a Oficiales del Distrito a la capacitación de Oficiales de Área y División, Charters de Clubes y otros asuntos oficiales de Toastmasters dentro del Distrito.

Gastos aceptables

  • Tarifa de Avión (coach)
  • Tren
  • Kilometraje

Gastos inaceptables

  • Tarifa de Avión superior a coach
  • Renta de vehículo o solicitud de reembolso duplicada al viajar por carro con otro Oficial de Distrito.

Capacitación de Medio Año

Transportación y hospedaje para Gobernador de Distrito y Vicegobernadores de Distrito

Gastos Aceptables

  • Tarifa de avión (coach) si no es reembolsado por la Sede internacional
  • Tren, si no es reembolsado po la Sede internacional
  • Kilometraje, si no es reembolsado por la Sede internacional
  • Habitación de hotel estándar

Gastos Inaceptables

  • Tarifa de Avión superior a coach
  • Renta de vehículo o solicitud de reembolso duplicada al viajar por carro con otro Oficial de Distrito.
  • Suite o habitación de lujo
  • Llamadas telefónicas personales

Convención internacional

Transportación, hospedaje y gastos de registro solo para el gobernador de distrito, vicegobernador de educación y capacitación, vicegobernador de mercadotecnia, gobernador de distrito pasado inmediato y otros líderes a los que se les facilita y autoriza capacitación por Toastmasters internacional.

Gastos Aceptables

  • Tarifa de avión (coach) si no es reembolsado por la Sede internacional
  • Tren, si no es reembolsado por la Sede internacional
  • Kilometraje, si no es reembolsado por la Sede internacional
  • Desayuno, comida y cena (incluido como evento de la Convención)
  • Gastos de Registro (Carnet)
  • Habitación de hotel estándar

Gastos Inaceptables

  • Tarifa de Avión superior a coach
  • Renta de vehículo o solicitud de reembolso duplicada al viajar por carro con otro Oficial de Distrito.
  • Suite o habitación de lujo
  • Llamadas telefónicas personales
  • Cualquier pago de gastos del representante del distrito al concurso en la Convención Internacional.

Datos solicitados para todos los gastos

Documentos de apoyo incluyen recibos, facturas, invoices, vouchers. Cada transacción debe ser respaldada al menos por un documento verificando que ocurrió dicha transacción

Notas especiales:

a) Recibos de tarjeta de crédito o debito no son validos. Deben ser recibos o facturas documentando los detalles de todas las transacciones. En el caso de hoteles, el recibo pagado con los cargos de la habitación (solo la habitación) son aceptables.

b) Toda solicitud de reembolso de gastos autorizados, con documentación debe ser recibida antes de transcurridos 60 días del gasto.

c) Cualquier gasto realizado durante el mes de Junio debe ser recibido antes del 31 de Julio

Compartimos contigo el artículo en ingles

Examples of Acceptable and Unacceptable District Expenses

James W. Armstrong DTM

District Treasurer
Distrito 34.